Informativa per il personale sui registri HACCP
Un modello di informativa per chi lavora nel tuo locale e firma i registri HACCP col proprio nome. Scrivi i dati del locale, leggi il testo, adattalo e consegnalo. È un modello da adattare, non è consulenza legale: la responsabilità di darla e di quello che dice è del locale.
NOTA PER IL TITOLARE, DA TOGLIERE PRIMA DI CONSEGNARE Questo è un modello da adattare al tuo locale, non è consulenza legale e non è un documento ufficiale. La responsabilità di dare l’informativa e del suo contenuto è del locale, come datore di lavoro e titolare del trattamento. Completa le parti tra parentesi quadre, togli quelle che non ti riguardano e, se hai dubbi, fallo rivedere al tuo consulente del lavoro o a un avvocato. Consegnane una copia a ogni persona prima che usi l’app, e tieni la ricevuta firmata. INFORMATIVA PER IL PERSONALE sull’uso dell’app ComandaOk e sui registri HACCP (art. 13 Reg. UE 2016/679 e art. 4, comma 3, L. 300/1970) 1. Chi tratta i tuoi dati Il titolare del trattamento è [ragione sociale del locale], con sede in [indirizzo della sede]. Per qualunque domanda su questi dati puoi scrivere a [email o telefono per la privacy]. 2. Che cosa registra l’app Per lavorare usi l’app ComandaOk con un account personale: nome, email e ruolo. Accanto a ogni operazione l’app scrive da sola il tuo nome e l’ora: comande, conti e cassa, e nei registri HACCP le temperature, le pulizie, la merce in arrivo, le etichette, i trattamenti, le non conformità e le altre registrazioni del piano di autocontrollo, insieme ai documenti caricati, come gli attestati di formazione. Il nome su una registrazione HACCP fa da firma: dice chi ha fatto quel controllo. Per questo l’account è personale e non si presta. Se qualcuno registra col tuo account, la registrazione porta il tuo nome. L’app non rileva dove ti trovi e non fa classifiche o statistiche sulle singole persone. 3. Perché, e su quale base Per organizzare il servizio, cioè per eseguire il contratto di lavoro (art. 6.1, lett. b, del Regolamento). Per i registri HACCP, anche per rispettare gli obblighi di legge sull’igiene degli alimenti (Reg. CE 852/2004 e piano di autocontrollo del locale; art. 6.1, lett. c, del Regolamento). 4. Come si usano nel rapporto di lavoro, e i controlli L’app è lo strumento con cui fai il tuo lavoro (art. 4, comma 2, L. 300/1970). Le informazioni che registra possono essere usate per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi eventuali provvedimenti disciplinari, nel rispetto del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003), e solo perché ti viene data questa informativa (art. 4, comma 3, L. 300/1970). I registri li controlla [chi gestisce l’HACCP nel locale], [ogni quanto: per esempio una volta alla settimana, e quando c’è un’ispezione]. [Descrivi qui in quali altri casi il locale guarda chi ha fatto una registrazione, per esempio per capire una non conformità.] 5. Chi vede i tuoi dati Dentro il locale: chi ha il permesso di vedere quella parte dell’app, secondo il suo ruolo. Fuori dal locale: ComandaOk (DFN Development S.r.l.), che fornisce l’app e tratta i dati per conto del locale come responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento), con i fornitori elencati su comandaok.it/privacy; le autorità di controllo, come l’ASL durante un’ispezione; [il consulente HACCP del locale, se ne ha uno]. 6. Per quanto tempo Le registrazioni HACCP si tengono per [il tempo indicato nel piano di autocontrollo]. Non si cancellano: una registrazione sbagliata si annulla col motivo e resta nel registro, con lo storico delle correzioni. Il tuo nome resta sulle registrazioni anche dopo la fine del rapporto, perché fa parte del registro. L’account si chiude quando il rapporto finisce [o indica un altro termine]. 7. I tuoi diritti Puoi chiedere di vedere i tuoi dati, di correggerli, di limitarne l’uso o di opporti, scrivendo al contatto del punto 1. La cancellazione ha un limite: le registrazioni HACCP che la legge chiede di tenere non si cancellano finché vanno tenute (art. 17, par. 3, lett. b, del Regolamento). Puoi anche fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). 8. Se non dai i dati L’account serve per usare l’app sul lavoro: senza, non puoi registrare comande né controlli HACCP dall’app, e il locale ti indicherà come farli in altro modo [indica come, se c’è]. [luogo], [data] Per presa visione Nome e cognome: ____________________________ Firma: ____________________________
NOTA PER IL TITOLARE, DA TOGLIERE PRIMA DI CONSEGNARE Questo è un modello da adattare al tuo locale, non è consulenza legale e non è un documento ufficiale. La responsabilità di dare l’informativa e del suo contenuto è del locale, come datore di lavoro e titolare del trattamento. Completa le parti tra parentesi quadre, togli quelle che non ti riguardano e, se hai dubbi, fallo rivedere al tuo consulente del lavoro o a un avvocato. Consegnane una copia a ogni persona prima che usi l’app, e tieni la ricevuta firmata. INFORMATIVA PER IL PERSONALE sull’uso dell’app ComandaOk e sui registri HACCP (art. 13 Reg. UE 2016/679 e art. 4, comma 3, L. 300/1970) 1. Chi tratta i tuoi dati Il titolare del trattamento è [ragione sociale del locale], con sede in [indirizzo della sede]. Per qualunque domanda su questi dati puoi scrivere a [email o telefono per la privacy]. 2. Che cosa registra l’app Per lavorare usi l’app ComandaOk con un account personale: nome, email e ruolo. Accanto a ogni operazione l’app scrive da sola il tuo nome e l’ora: comande, conti e cassa, e nei registri HACCP le temperature, le pulizie, la merce in arrivo, le etichette, i trattamenti, le non conformità e le altre registrazioni del piano di autocontrollo, insieme ai documenti caricati, come gli attestati di formazione. Il nome su una registrazione HACCP fa da firma: dice chi ha fatto quel controllo. Per questo l’account è personale e non si presta. Se qualcuno registra col tuo account, la registrazione porta il tuo nome. L’app non rileva dove ti trovi e non fa classifiche o statistiche sulle singole persone. 3. Perché, e su quale base Per organizzare il servizio, cioè per eseguire il contratto di lavoro (art. 6.1, lett. b, del Regolamento). Per i registri HACCP, anche per rispettare gli obblighi di legge sull’igiene degli alimenti (Reg. CE 852/2004 e piano di autocontrollo del locale; art. 6.1, lett. c, del Regolamento). 4. Come si usano nel rapporto di lavoro, e i controlli L’app è lo strumento con cui fai il tuo lavoro (art. 4, comma 2, L. 300/1970). Le informazioni che registra possono essere usate per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi eventuali provvedimenti disciplinari, nel rispetto del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003), e solo perché ti viene data questa informativa (art. 4, comma 3, L. 300/1970). I registri li controlla [chi gestisce l’HACCP nel locale], [ogni quanto: per esempio una volta alla settimana, e quando c’è un’ispezione]. [Descrivi qui in quali altri casi il locale guarda chi ha fatto una registrazione, per esempio per capire una non conformità.] 5. Chi vede i tuoi dati Dentro il locale: chi ha il permesso di vedere quella parte dell’app, secondo il suo ruolo. Fuori dal locale: ComandaOk (DFN Development S.r.l.), che fornisce l’app e tratta i dati per conto del locale come responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento), con i fornitori elencati su comandaok.it/privacy; le autorità di controllo, come l’ASL durante un’ispezione; [il consulente HACCP del locale, se ne ha uno]. 6. Per quanto tempo Le registrazioni HACCP si tengono per [il tempo indicato nel piano di autocontrollo]. Non si cancellano: una registrazione sbagliata si annulla col motivo e resta nel registro, con lo storico delle correzioni. Il tuo nome resta sulle registrazioni anche dopo la fine del rapporto, perché fa parte del registro. L’account si chiude quando il rapporto finisce [o indica un altro termine]. 7. I tuoi diritti Puoi chiedere di vedere i tuoi dati, di correggerli, di limitarne l’uso o di opporti, scrivendo al contatto del punto 1. La cancellazione ha un limite: le registrazioni HACCP che la legge chiede di tenere non si cancellano finché vanno tenute (art. 17, par. 3, lett. b, del Regolamento). Puoi anche fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). 8. Se non dai i dati L’account serve per usare l’app sul lavoro: senza, non puoi registrare comande né controlli HACCP dall’app, e il locale ti indicherà come farli in altro modo [indica come, se c’è]. [luogo], [data] Per presa visione Nome e cognome: ____________________________ Firma: ____________________________
Perché serve
Un registro HACCP tenuto bene dice chi ha fatto ogni controllo, e quel nome è un dato personale di chi lavora con te. Il Regolamento europeo sulla privacy chiede al datore di lavoro di dire ai dipendenti quali dati raccoglie, perché, chi li vede e per quanto li tiene (art. 13).
C’è anche una ragione pratica. Lo Statuto dei lavoratori permette di usare le informazioni raccolte con gli strumenti di lavoro per tutti i fini del rapporto, solo se al lavoratore è stata data un’informazione adeguata su come si usano gli strumenti e su come si fanno i controlli (L. 300/1970, art. 4, c. 3). Senza, un registro che mostra un controllo saltato non si può usare in un richiamo.
Che cosa dice il modello
Chi è il titolare e come contattarlo. Che l’app registra nome e ora di ogni operazione, e che il nome su una registrazione HACCP fa da firma, per cui l’account è personale. A che cosa servono i dati e su quale base: il contratto di lavoro e gli obblighi di igiene degli alimenti. Come possono essere usati nel rapporto di lavoro e chi controlla i registri. Chi li vede, dentro e fuori dal locale. Per quanto si tengono, e perché le registrazioni HACCP non si cancellano. I diritti, coi loro limiti, e il reclamo al Garante.
Le parti tra parentesi quadre sono quelle che solo tu sai: ogni quanto si controllano i registri, per quanto li tieni secondo il tuo piano di autocontrollo, chi è il consulente. Se nel locale usi l’Assistente di ComandaOk, spunta la casella: aggiunge il paragrafo che lo riguarda.
Prima di consegnarla
Leggila tutta e togli la nota in testa. Il modello non conosce il tuo contratto collettivo né gli accordi del tuo locale, e non sostituisce il consulente del lavoro: se hai dubbi, fallo rivedere a lui o a un avvocato. Poi dalla a ogni persona prima che usi l’app, falla firmare per presa visione e tieni la copia firmata.
Il testo si compone nel tuo browser: i dati che scrivi non partono verso il nostro server e non si salvano. Lo copi, lo scarichi come file di testo da aprire con Word, o lo stampi.
Il metodo, con gli esempi, sta nella guida: Il registro HACCP sul telefono: temperature, pulizie, etichette e allergeni. Col piano Pro, ComandaOk tiene i registri HACCP sul telefono di chi lavora: ogni registrazione porta il nome e l’ora, scritti dal sistema, e non si cancella. Il registro HACCP digitale.
Domande frequenti
È obbligatoria?
L’informativa ai dipendenti sì, per il GDPR: la dà il locale come datore di lavoro. Questo testo è uno dei modi di scriverla, non l’unico, e va adattato al tuo caso.
Questo modello basta?
Non possiamo dirlo noi: non è consulenza legale e non conosce il tuo locale. Completalo, adattalo e, se hai dubbi, fallo rivedere al tuo consulente del lavoro.
Un registro HACCP elettronico vale come quello di carta?
Sì, la legge non chiede la carta. Perché il nome su una registrazione dica davvero chi ha fatto il controllo, serve però un account per persona: con un telefono e un account per tutti, ogni riga porta lo stesso nome.
I dati che scrivo vengono salvati?
No. Il testo si compone nel browser e non parte niente verso il nostro server. Se chiudi la pagina si perde: scaricalo o copialo prima.