Accordo sul trattamento dei dati

Questo accordo è fra il locale che usa ComandaOk, titolare del trattamento («il titolare»), e DFN Development S.r.l., responsabile del trattamento («il responsabile»). Fa parte dei Termini e condizioni e si accetta insieme a quelli.

Riguarda i dati personali che il titolare inserisce o raccoglie con il servizio e che noi trattiamo per suo conto. Non riguarda i dati per cui decidiamo noi (l’account, il piano, l’assistenza, il sito): per quelli il titolare del trattamento siamo noi, e vale la Privacy Policy.

L’accordo vale finché il locale ha un account ComandaOk e, dopo, per il tempo che serve a cancellare i dati come dice l’articolo 11.

Trattiamo i dati solo per fornire il servizio descritto nei Termini: conservarli, mostrarli alle persone del locale secondo i loro permessi, far arrivare gli ordini dal QR, stampare, calcolare conti e statistiche, tenere i registri HACCP e i documenti che il titolare carica, mandare le notifiche, rispondere alle domande fatte all’Assistente, fare le copie di sicurezza, dare assistenza quando il locale la chiede. Non li usiamo per scopi nostri, non li vendiamo e non li usiamo per fare pubblicità.

Il servizio non è fatto per raccogliere categorie particolari di dati. Il titolare evita di scriverne nei campi liberi, salvo quello che serve alla cucina per un’allergia.

• Trattiamo i dati solo su istruzione documentata del titolare. Le istruzioni sono questo accordo, i Termini e quello che il titolare fa nell’app: le impostazioni che sceglie, i permessi che dà, i dati che inserisce, modifica o cancella.
• Se una legge ci obbliga a un trattamento diverso, avvisiamo prima il titolare, a meno che la legge stessa lo vieti.
• Se pensiamo che un’istruzione violi le norme sulla protezione dei dati, lo diciamo al titolare.
• Il titolare garantisce di avere una base giuridica per i dati che carica e di aver informato le persone a cui si riferiscono: i clienti della carta fedeltà, i clienti che ordinano dal QR, i dipendenti.
• Ai dipendenti il titolare dice, prima che usino l’app, che cosa resta legato al loro nome (le comande, i conti, le registrazioni HACCP), per quanto tempo, chi lo vede e per che cosa può usarlo: è la sua informativa di datore di lavoro (art. 13 GDPR; art. 4, comma 3, della legge 300/1970).

Le persone che per noi possono accedere ai dati sono poche, autorizzate e tenute alla riservatezza. Accedono ai dati di un locale solo quando serve a far funzionare il servizio o a rispondere a una richiesta di assistenza.

Le misure di sicurezza che applichiamo oggi (art. 32 GDPR):

• separazione dei dati per locale imposta dal database, riga per riga: un locale non può leggere né scrivere i dati di un altro, nemmeno modificando l’app;
• accesso con email e password personali, e ruoli e permessi che il titolare assegna a ogni persona del locale;
• traffico cifrato fra telefoni, sito e server;
• password conservate come impronta cifrata, non leggibile;
• limiti ai tentativi sul codice del tavolo, sulle chiavi di attivazione e sull’accesso, contro chi prova a caso;
• il pannello interno di gestione ha un accesso separato e riservato al nostro personale;
• nei registri HACCP il nome e l’ora di ogni registrazione li scrive il database, le registrazioni non si cancellano e ogni correzione resta registrata col prima e il dopo;
• i documenti HACCP stanno in un archivio privato, separato per locale, e si aprono con un link temporaneo;
• copie di sicurezza del database, ognuna conservata al massimo 14 giorni;
• un ambiente di prova separato dalla produzione, in cui ogni modifica passa prima di arrivare ai dati veri.

Non abbiamo certificazioni di sicurezza rilasciate da terzi. Aggiorniamo le misure nel tempo, senza abbassare il livello di protezione.

Il titolare ci autorizza in via generale a servirci di altri responsabili per fornire il servizio. Oggi sono questi:

• Con ognuno abbiamo un contratto che gli impone obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo, e restiamo responsabili verso il titolare di quello che fa.
• Se vogliamo aggiungere o sostituire un sub-responsabile aggiorniamo questa pagina e avvisiamo il titolare nell’app o per email almeno 15 giorni prima. Il titolare può opporsi per iscritto entro quel termine: se non troviamo una soluzione, può chiudere il rapporto.
• Quando un sub-responsabile tratta i dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene con le garanzie degli articoli 45 e 46 del GDPR: una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Le funzioni di intelligenza artificiale mandano dati a un modello di terzi solo quando una persona del locale le usa. Che cosa viene mandato è descritto nella Privacy Policy. Il titolare decide a chi dare accesso all’Assistente e può non usarlo.

Rispondere alle richieste di clienti e dipendenti (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti) tocca al titolare. Lo aiutiamo così: dall’app il titolare può già vedere, correggere e cancellare i dati dei clienti e dei dipendenti; per quello che dall’app non si può fare, ci scrive e lo facciamo noi. Se una richiesta arriva direttamente a noi la giriamo al titolare senza ritardo e non rispondiamo al suo posto.

Le registrazioni HACCP fanno eccezione: dall’app non si cancellano, si annullano col motivo e restano, perché il titolare le conserva per un obbligo di legge (art. 17, par. 3, lett. b GDPR). Se in un caso preciso il titolare decide di cancellarne una, ce lo chiede per iscritto.

Per quanto dipende dal servizio e dalle informazioni che abbiamo, aiutiamo il titolare a rispettare i suoi obblighi su sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d’impatto e consultazione dell’autorità (articoli da 32 a 36 del GDPR).

Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i dati trattati per conto del titolare lo avvisiamo senza ingiustificato ritardo, all’email dell’account, dicendo quello che sappiamo: che cosa è successo, quali dati e quante persone riguarda, che cosa abbiamo fatto e che cosa consigliamo di fare. Se non sappiamo ancora tutto, completiamo le informazioni appena le abbiamo. Decidere se notificare al Garante e avvisare le persone tocca al titolare.

• Finché l’account esiste il titolare può consultare i propri dati dall’app e dall’area riservata, e scaricarli in file leggibili da altri programmi con «Scarica i tuoi dati», con qualunque piano, registri HACCP compresi. Per quello che lì non c’è, come i file dei documenti HACCP, può chiedercene una copia prima di chiudere l’account.
• I registri HACCP vanno conservati dal titolare per il tempo che la legge gli chiede (per esempio almeno un anno per le temperature dei surgelati, Reg. CE 37/2005, art. 2). Prima di eliminare l’account li scarica: dopo non si recuperano.
• Quando il titolare elimina l’account, il locale e tutti i suoi dati vengono cancellati subito dal database, come descritto in Eliminare l’account.
• Le copie di sicurezza che contengono ancora quei dati si cancellano entro 14 giorni. Nel frattempo non le usiamo se non per ripristinare il servizio dopo un guasto.
• Restano solo i dati che una legge ci obbliga a conservare, per il tempo che la legge indica.
• Scendere di piano non è la fine del rapporto: i dati restano e si chiude solo l’accesso alle funzioni del piano più alto.

Mettiamo a disposizione del titolare le informazioni che servono a dimostrare che rispettiamo questo accordo. Il titolare può chiederle per iscritto e, se non bastano, può fare una verifica, da solo o con un incaricato tenuto alla riservatezza, con queste regole: preavviso scritto di almeno 30 giorni, non più di una volta l’anno salvo una violazione dei dati o una richiesta dell’autorità, in orario di lavoro, senza accedere ai dati di altri locali e a spese del titolare.

Per la responsabilità fra le parti valgono i Termini, nei limiti che la legge consente. Verso le persone a cui i dati si riferiscono ognuno risponde secondo l’articolo 82 del GDPR.

Per tutto quello che riguarda questo accordo scrivi a info@comandaok.it.

DFN Development S.r.l.
Via A. Vespucci 18, 24030 Mapello (BG), IT
P. IVA IT04931650164
REA BG-500056
Email info@comandaok.it
PEC dfndevelopment@pec.it
Telefono +39 352 223 2324

Ultimo aggiornamento: 18 ottobre 2026. Versione 2026-10-18.