App comande per circoli, oratori e associazioni

Il bar del circolo, sera per sera

Caffè, bibite, il toast, la birra durante la partita. Chi è di turno apre un conto «Banco», tocca i prodotti e incassa. Con i contanti tocca le banconote che riceve e legge il resto da dare. Dal Base, per le consumazioni pagate subito, c’è «Nessuna stampa»: il tasto diventa «Chiudi il conto e incassa» e non esce nessun foglio. Per il tavolo che gioca a carte e paga alla fine apri il tavolo: il conto resta aperto tutta la sera e somma ogni giro. A fine turno l’incasso di oggi lo legge chi ha il permesso di vedere le statistiche, con il numero dei conti chiusi.

• Conti al banco e ai tavoli nella stessa schermata
• Resto calcolato dall’app
• Incasso del giorno in tutti i piani

Turni di volontari, ognuno col suo account

Col Free l’app la usa una persona sola. Dal Base il responsabile invita gli altri: scrive nome, email e ruolo, e il volontario entra dal suo telefono. Ogni conto porta il nome di chi l’ha battuto e chiuso, e a fine mese sai chi era di turno quella sera, senza quaderni. Quando un volontario smette, spegni «Può entrare»: non entra più, e i conti che ha fatto restano. Puoi anche tenere un tablet fisso al banco: chi comincia il turno entra col suo account e chi finisce tocca «Esci».

• Inviti per email, senza configurare niente sul telefono del volontario
• «Esci» a fine turno, così i conti portano il nome giusto
• Persone senza limite dal Base

Chi può fare cosa

In un’associazione i soldi sono di tutti, e conviene che le regole siano chiare. Dal Base crei ruoli su misura, con il nome che usate voi: «Barista del giovedì», «Tesoriere». Per ogni ruolo spunti cosa vede e cosa può fare. Il barista prende le comande e chiude i conti. Annullare un conto, cambiare i prezzi del listino o ritoccare un prezzo sul conto sono permessi a parte, che lasci al responsabile. Il tesoriere vede storico e statistiche e non ha bisogno di stare al banco.

Cene sociali, pizzate e tornei

La sera della cena sociale il circolo diventa un ristorante per ottanta persone. Disegni i tavoli della sala con i loro numeri e i volontari di sala prendono le comande dal telefono. La comanda esce stampata in cucina, con le note in grassetto, e le portate si mandano con le uscite: antipasto subito, primo sotto «SEGUE: 2ª USCITA». Dal Base ogni reparto ha la sua stampante: cucina, pizze, bar. Se la quota della cena è fissa, la metti nel menù come una voce, «Cena sociale 20,00», e la batti per il numero delle persone. Le bevande fuori quota si aggiungono sotto. Per una festa più grande, con le casse e la fila, guarda la pagina sul software per sagre e feste di paese.

Il listino dei soci

Il menù di un circolo è corto e cambia poco. Lo scrivi una volta, con categorie e prezzi, oppure dal Base fotografi il listino appeso al muro e i prodotti entrano con nome e prezzo, da controllare prima di salvare. Se hai un prezzo per i soci e uno per gli ospiti, tieni due voci, oppure una tipologia con il supplemento: «Ospite +0,50 €». Quando il direttivo cambia un prezzo, il prezzo nuovo vale dal conto dopo, su tutti i telefoni. Per i soci abituali, col Pro c’è la rubrica dei clienti con i punti.

Il conto della serata e la cassa

L’incasso di oggi c’è in tutti i piani. Lo storico tiene ogni conto: 2 giorni col Free, 3 mesi col Base, un anno col Pro. Col Pro, a 10 € al mese, hai la sezione Cassa: quanti contanti dovrebbero esserci nel cassetto, i soldi tolti per pagare il fornitore con il motivo e il nome di chi l’ha fatto, e la chiusura con lo scarto se i conti non tornano. Il registro non si corregge: un movimento sbagliato si compensa con un altro. Per un tesoriere che deve rendere conto all’assemblea, è il pezzo che serve di più.

Cosa serve e quanto costa

Servono i telefoni, Android o iPhone, e la linea internet della sede. Per stampare in cucina serve una termica di rete ESC/POS, da 58 o 80 mm. Senza stampante le comande si leggono su un telefono o un tablet in cucina, con lo schermo cucina. Free 0 €: 5 tavoli, 10 comande al giorno, una persona. Base 5 € al mese, o 50 € l’anno: comande, tavoli e persone senza limite. Pro 10 € al mese, o 100 € l’anno. L’abbonamento si fa dall’app con l’account dello store del titolare, che in un’associazione conviene sia quello del presidente o del tesoriere. Chi ha ricevuto una chiave di attivazione la scrive nell’app e non ha niente da rinnovare. Quale comprare: la stampante per le comande.

Le regole fiscali restano le vostre

ComandaOk lavora accanto a quello che il circolo usa già per i documenti fiscali. Un circolo affiliato, un oratorio e un’associazione sportiva hanno regole diverse fra loro su cosa rilasciare ai soci e agli ospiti: quelle le conosce il vostro consulente. L’app vi dà i numeri della serata in ordine, da portargli.