Software per sagre e feste di paese: comande e cassa dal telefono

Come gira una sera di sagra

La fila arriva alla cassa. Chi sta in cassa apre un conto «Banco», tocca i piatti che il cliente chiede e manda la comanda: il foglio esce alla griglia, alla friggitoria, al bar, ognuno con la sua parte. Poi tocca «Chiudi il conto e incassa», dice se pagano in contanti o con la carta, e passa al cliente dopo. Con i contanti tocchi le banconote che ti danno e leggi il resto da dare, scritto grande, con i pezzi con cui darlo. Se servite ai tavoli, li disegni nell’app con i loro numeri e i volontari prendono la comanda dal telefono.

• Conti senza tavolo sotto «Individuali»: banco, asporto, consegna
• Tavoli numerati per chi serve in sala, divisi in più sale: tendone, piazza, sala parrocchiale
• Il resto calcolato dall’app, banconota per banconota

Volontari che non conoscono il programma

Chi dà una mano alla sagra viene due sere l’anno e non ha tempo per un corso. Nell’app si tocca la categoria, poi il piatto, poi il più e il meno per dire quanti sono. La nota per la cucina si scrive sotto: «senza cipolla», «ben cotta». La prima volta che un volontario apre una sezione, la guida si apre da sola e gli fa vedere i passi. Ognuno entra col suo account: tu scrivi nome, email e ruolo, lui installa l’app, si registra con quella email ed è dentro il locale della sagra, senza configurare niente.

• Un invito per email a testa, dal piano Base
• Ruoli pronti: Cameriere, Cassa, Cucina
• Su ogni conto resta il nome di chi l’ha fatto

La stampante in cucina, una per reparto

Le comande arrivano in cucina stampate, o su un tablet con lo schermo cucina. Per la carta servono stampanti termiche di rete ESC/POS, con rotolo da 58 o da 80 mm, collegate al router col cavo o col Wi-Fi. Crei una postazione per ogni reparto e le dai il nome che usate voi: Griglia, Fritti, Primi, Bar. A ogni categoria del menù dici dove escono i suoi piatti. Un ordine con salamella, patatine e birra fa uscire tre fogli in tre posti, con un tocco solo. L’app cerca le stampanti sulla rete e ti fa stampare una pagina di prova: se esce, sei a posto. Se una stampante non risponde durante il servizio, sul telefono compare un riquadro rosso con «Ristampa», che rifà lo stesso foglio con scritto RISTAMPA, così nessuno prepara due volte. Se la dovete comprare o farvela prestare, leggete prima quale stampante serve per le comande.

• Una postazione col Free, quante ne vuoi dal Base
• Note in grassetto sotto il piatto
• Le comande escono su carta, su uno schermo in cucina o su tutti e due

Due casse per smaltire la fila

Il sabato sera una cassa sola non basta. Dal Base puoi creare due postazioni Cassa, ognuna con la sua stampante, e mettere un volontario per cassa, ognuno col suo telefono o tablet. Tutti lavorano sullo stesso menù e vedono gli stessi conti, aggiornati in pochi secondi. Se vuoi dare al cliente un foglio con quello che ha ordinato, accendi «Prezzi sulla comanda»: ogni piatto esce col suo prezzo e in fondo c’è il totale. Quel foglio lo fai uscire anche alla stampante della cassa, mettendo la cassa fra le postazioni della categoria.

Quanto costa per i giorni della festa

Il Free costa 0 € e non scade: 5 tavoli, 10 comande al giorno, una persona, una postazione di stampa. Basta per caricare il menù e fare una prova con la stampante una settimana prima. Per la sagra serve il Base, perché toglie il limite alle comande e ai tavoli, fa entrare tutti i volontari e divide la stampa per reparto. Costa 5 € al mese. Ti abboni dall’app, dallo store del telefono, e disdici quando la festa è finita: nessuna penale, e il piano resta attivo fino alla fine del mese pagato. Poi il locale torna al Free: menù, tavoli, postazioni e volontari restano scritti, pronti per l’anno dopo. Finché resti nel Free entra solo il titolare, i conti si aprono sui primi 5 tavoli e le comande escono dalla prima postazione. Col Pro, 10 € al mese, hai in più la chiusura di cassa con il conteggio del cassetto e la classifica dei piatti venduti.

• Free 0 €, per provare
• Base 5 € al mese: comande, tavoli e volontari senza limite
• Pro 10 € al mese: chiusura di cassa e piatti più venduti

La rete sul posto: cosa serve davvero

Serve una rete Wi-Fi nel posto della festa, con internet, e i telefoni e le stampanti devono stare sulla stessa rete. È la cosa da provare prima di tutto, sul campo, con i telefoni veri. Se la linea cade a metà servizio, sui conti già aperti si continua: i piatti che batti, le quantità e le note restano sul telefono e partono da soli appena la connessione torna, anche se nel frattempo chiudi l’app. In alto una striscia dice «Senza rete» e quante modifiche aspettano. L’invio in cucina e l’incasso invece aspettano la rete, e il tasto te lo dice con «Serve la rete». Anche un conto nuovo si apre solo con la rete: alla cassa di una sagra, dove ogni cliente è un conto nuovo, la linea deve reggere.

Lo scontrino: accanto al registratore, come prima

ComandaOk lavora accanto al registratore telematico: se la tua associazione deve emettere il documento commerciale, lo fa da lì, come prima. Dall’app escono le comande e il foglio con quello che il cliente ha ordinato. Ogni pro loco e ogni associazione ha il suo regime, e cosa dovete rilasciare lo sa il vostro commercialista: chiedetelo a lui prima della festa.

Cosa preparare la settimana prima

Crea il locale dall’app e carica il menù della sagra: di solito sono venti o trenta voci, si scrivono in una sera. Se hai già il volantino col menù, dal Base lo fotografi e i piatti entrano con nome e prezzo, da controllare prima di salvare. Crea le postazioni e collega le stampanti. Invita i volontari, e chiedi loro di installare l’app a casa. Poi fate una prova vera: tre ordini finti, con la griglia che riceve i fogli. A fine prova «Svuota la sala» cancella i conti di prova e si parte puliti. Per le cene sociali del resto dell’anno c’è la pagina su circoli, oratori e associazioni.